Chegou a hora mais uma vez. Você trabalhou duro, colaborou e iterou seu trabalho com base nas revisões. Agora é o momento de exibi-lo para uma audiência ainda maior.
A questão é, não importa o quão incrível seu trabalho esteja, uma apresentação ruim pode destruir suas horas de trabalho árduo. Para evitar tal tragédia, aqui vão algumas dicas de apresentação, baseadas em minha experiência, para você apresentar esse trabalho como um mestre.

1. Não se desculpe.

Como você se sentiria se fossem lhe vender algo começando por se desculpar por algum defeito no produto?

Você compraria?

Na minha experiência, anunciar algum defeito no produto é antecipar algum possível acordo de preço. Talvez não tenha tido tanto tempo de preparação, nem esteja tão satisfeito com o produto que pensava que seria. De qualquer maneira, a impressão que aparece é que o desejo de apresentar o projeto existe, mas está prestes a desperdiçar o tempo de todos, ou que está sendo falsamente modesto, o que pode ficar bastante irritante.

Se você realmente tiver pouco tempo para apresentar, há ainda menos motivo para se desculpar. Tudo que você tiver no momento da sua apresentação é o que você deve ter – e se você sentir que precisa de mais tempo, basta perguntar.

Você pode evitar a necessidade de se desculpar, preparando-se para a apresentação. Isso inclui não apenas saber o que você vai dizer, mas também certificar-se de que você tenha todas as coisas técnicas necessárias para que sua apresentação funcione sem problemas.
Isso pode incluir tudo, desde a instalação de drivers que permitem que você conecte seu computador à tela ou projetor, tendo um adaptador se você precisa, tendo um PDF de backup caso o programa usado decida não ajudar, ou até mesmo procurar saber onde encontrar o botão de compartilhamento de tela. Depois de anos assistindo e fazendo apresentações, a mesma rotina acontece regularmente. É perfeitamente compreensível na primeira vez, mas quando é sua décima vez, começa a parecer ruim.

Em suma, se você fez o seu trabalho certo, não há nada para se desculpar. E, se você estiver inseguro do resultado de seu trabalho, bem … pedir desculpas não vai ajudar.

2. Defina as regras no início.

Uma tática que eu agradeço aos outros, e também tentar fazer antes de iniciar qualquer apresentação, é estabelecer regras básicas.

Se eu não quiser ser interrompido durante a apresentação, eu pedirei a todos que salvem suas perguntas e comentários até o fim. Se eu quiser que haja uma discussão durante a apresentação, também mencionarei isso no início, para que as pessoas possam se sentir livres de interpor. Isso ajuda você a assumir o controle de como sua apresentação vai se desenrolar.

Não ache, no entanto, que as pessoas apenas seguirão as regras tal como você deseja. Esteja preparado para repetir o que você disse no início, se alguém interromper com uma pergunta, mesmo que seja algo que você possa abordar imediatamente. Às vezes, se você der um centímetro, eles vão deixar rolar um quilômetro, e com isso mantenha o controle de sua apresentação.

Pedir nenhuma interrupção não só irá ajudá-lo a evitar um descarrilamento, mas também irá ajudá-lo a acompanhar a duração da sua apresentação. Além disso, coloca as pessoas no “modo de audição”, o que é realmente útil, especialmente porque algumas pessoas sentem que têm que dizer algo para se mostrar envolvido.

3. Mostre e diga, não escreva.

Para mim, não há muitas coisas que me incomodam tanto quanto ver um slide de apresentação com um grande bloco de texto.
Não me interpretem mal, não me importo de ler, mas isso não é para o que é uma apresentação.

Uma apresentação deve ser o lugar onde você está falando sobre algo, usando alguns elementos visuais para ajudá-lo a ilustrar melhor uma mensagem. Se você está planejando ler diretamente da apresentação, basta entregar uma cópia às pessoas que estejam interessadas, para que possam ler em casa. Não basta sentar em uma sala para assistir você ler.

Agora, se você quiser ter algumas notas para se certificar de que não se esqueça de nada, faça uso de “notas de apresentador”. Isso é algo que você só deveria ver, mas, mesmo assim, tente evitar ler diretamente do seu computador para que você possa manter um contato visual com seus participantes.

4. Mantenha limpo.

O foco da apresentação deve ser sobre o conteúdo que está sendo apresentado, e nada mais. Por esse motivo, evite usar ou criar modelos gráficos pesados com muitas distrações visuais. Por quê? Não vale a pena em questão de tempo – concentre seus esforços no conteúdo, crie imagens nítidas, revisão para erros de digitação e, o mais importante, formando um enredo coeso.

Tente ficar longe de elementos decorativos e efeitos de transição chamativos, a menos que eles tenham um propósito para sua história, e ao escolher uma fonte, esteja atento ao seu público-alvo, o conteúdo e o tom que você deseja transmitir.

A chave, na minha opinião, é a restrição. O layout da sua apresentação é apenas uma embarcação – tudo deve ser sobre o trabalho.

Por que isso ajudará na sua apresentação? Mantendo o mais limpo possível ajudará você a evitar comentários sobre ele, por um lado. Também aconselho fortemente a não reprodução da apresentação no Sketch, Illustrator ou qualquer outra ferramenta que você esteja usando. Pode ser útil, porque tudo está lá, mas essas ferramentas não foram feitas para apresentações. Você estará ampliando e afastando, arrastando para a esquerda e para a direita enquanto tenta mostrar e explicar algo, e, como você provavelmente pode imaginar, fica muito difícil de seguir. Menos é mais. Limpo, melhor.

5. Seja brincalhão.

Se apropriado, adicione um pouco de humor aqui e ali durante a sua apresentação. O objetivo é ajudar a quebrar o gelo e desarmar as pessoas.

Quando você está apresentando algo novo, você pode encontrar alguma resistência. Um pouco de humor pode ajudá-lo a derrubar algumas paredes e manter as pessoas envolvidas, conectadas, interessadas.

No entanto, esteja ciente de sua audiência e do tom apropriado para cada caso. Se você usar um meme que não se encaixe no projeto, o slide ficará fora de lugar e fará o contrário do que se destinava.

Uma tática que eu emprego, que geralmente é bastante segura, começar os slides com algum humor. Normalmente, eu apenas uso algo que está de alguma forma conectado com o tópico, mas que contém algum tipo de personagem cômico, e use-o como uma imagem de capa.

Além disso, se sua apresentação é longa, adicionar humor como forma de criar algumas pausas para o seu público também é uma boa maneira de manter as pessoas envolvidas ou de chamar a atenção de alguém que se distraiu. Lembre-se que uma apresentação longa pode se desenrolar entediante, intercalar com um tom mais descontraído pode ser a saída para o envolvimento e interesse duradouro do público.

6. Seja memorável.

Você vai gastar algo em torno de uma hora em uma sala de reuniões com seu público. Como você gostaria que eles deixassem essa reunião? Você quer que as pessoas se lembrem do que você mostrou, certo? Então, apresente de uma maneira que seu publico consiga levar isso consigo para fora da sala de reunião.

A melhor maneira de conseguir isso é contar uma história convincente que conecta cada parte do trabalho de cima a baixo, de ponta a ponta. Basta pensar nisso – Porque que as pessoas assistem filmes e programas de TV por horas e até pagam por eles? É tudo questão de uma história bem narrada.

Você pode até seguir todas as estruturas de enredo e estudar todas as regras de apresentação como uma maneira de guiá-lo, mas no final do dia, é a sua história que será contada e você conhece a melhor maneira de passar isso.

O objetivo com isso não é apenas manter uma audiência engajada durante a apresentação, mas também fazê-los lembrar dela mais tarde. E, se as pessoas gostarem de sua história, será mais fácil entender a intenção por trás do seu trabalho.

Algo a evitar é divagar em coisas geeky que só os designers se preocupam, como tipos de letras, relações de ouro e coisas assim. Lembre-se sempre de estudar e entender seu publico alvo.

7. Comece forte, termine ainda mais forte.

Mesmo quando sua história é atraente, as pessoas têm uma memória limitada e tendem a perder um pouco de foco no meio da apresentação. As pessoas são naturalmente tendenciadas a lembrar do começo e do fim.

Então, certifique-se de que você não desperdice esses momentos. Você pode, por exemplo, começar com uma declaração ousada que promete algo que retornará no final da apresentação. Penso nisso como se o início fosse configuração e o fim fosse uma entrega.
Se você fizer isso direito, conectar esses dois momentos desbloqueará o resto da história e sua apresentação ficará na mente das pessoas por um tempo.

Outra coisa que eu gosto de fazer no início é mencionar o que será a apresentação e qual é o objetivo. Desta forma, as pessoas sabem qual é o objetivo da apresentação desde o início, e que espero que ajude todos que estão a bordo do mesmo trem.

Bônus: o feedback é precioso.

Depois de terminar a apresentação, às vezes nós simplesmente aceitamos isso como “missão cumprida” e esqueçamos toda a razão pela qual apresentamos em primeiro lugar: feedback. Isto é um erro.

Preste muita atenção a todos os comentários que lhe são fornecidos e tome notas se você não tiver uma boa memória. Além disso, tente esquecer as especialidades das pessoas por um minuto – às vezes, um não designer pode ter uma sugestão realmente boa que melhorará o seu design.

Este é um texto traduzido do Blog Springboard. Para acessar o artigo original, clique aqui.

Um conselho final: você não está em julgamento, então não sinta que tem que se defender de todos os comentários, ou mesmo que você precise abordá-los imediatamente. Tome o feedback e dirija-o à sua conveniência, se ele se encaixa no objetivo do seu projeto.

Agora, é hora de abrir seu Keynote ou Powerpoint e começar essa apresentação. Boa sorte!

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